따라하며 이해하는
노션

직장에서 일하다 보면 문서는 워드에, 표는 엑셀에, 일정은 캘린더에, 메모는 메모장에 흩어집니다. 프로젝트가 커질수록 "그 파일 어디 있었지?"라는 질문이 하루에도 몇 번씩 반복되죠. 노션은 이걸 한 곳에서 해결합니다. 문서 작성부터 데이터 관리, 프로젝트 추적, 팀 위키까지 한 플랫폼 안에서 끝납니다.

흩어져 있던 문서·표·일정·할 일이 노션 페이지 하나로 모입니다

노션 = 무한한 블록의 상자

노션을 한 문장으로 요약하면 "무엇이든 만들 수 있는 블록 상자"입니다. 레고를 떠올려 보세요. 같은 블록이라도 어떻게 쌓느냐에 따라 집이 되고, 자동차가 되고, 우주선이 됩니다. 노션도 마찬가지예요. 텍스트·이미지·표·코드·체크리스트 같은 블록을 원하는 대로 조합하면 회의록도, 프로젝트 보드도, 지식 위키도 만들어 냅니다. 공식 도움말도 블록을 이렇게 정의합니다. "페이지에 추가하는 모든 콘텐츠가 하나의 블록입니다. 한 줄의 문장부터 표의 행, 이미지, 영상까지 전부 블록이죠." 이 블록 개념만 이해하면 노션은 절반은 익힌 셈입니다.

노션이 다른 도구와 다른 점

워드는 문서만, 엑셀은 표만, 트렐로는 보드만 다룹니다. 저마다 제 영역에선 훌륭하지만, 그 경계를 넘는 순간 벽에 부딪히죠. 노션은 이 경계를 지웁니다. 한 페이지 안에서 회의록을 쓰다가 그 아래에 할 일 체크리스트를 넣고, 옆에 프로젝트 데이터베이스를 인라인으로 불러오는 흐름이 물 흐르듯 이어집니다.

서로 다른 앱을 오가던 일이, 노션 한 페이지 안에서 이어집니다

워크스페이스는 노션에서 가장 큰 그릇입니다. 회사 건물을 떠올리면 이해하기 쉬워요. 건물 안에 부서별 사무실(팀스페이스)이 있고, 사무실마다 서류(페이지)가 정리돼 있는 셈이죠. 노션에서 하는 모든 일이 이 워크스페이스 안에서 이뤄지는 만큼, 워크스페이스를 만들거나 참여하는 일부터 시작하면 됩니다.

사이드바 해부도 — 이 다섯 영역만 알면 노션 탐색은 끝납니다

워크스페이스 · 팀스페이스 · 페이지 — 3단 구조

노션을 처음 켜면 워크스페이스와 팀스페이스가 헷갈립니다. 둘은 크기부터 다릅니다. 워크스페이스가 회사 전체를 담는 건물이라면, 팀스페이스는 그 안의 부서 사무실이에요. 워크스페이스 하나에는 모두가 함께 쓰는 기본 팀스페이스가 최소 하나 있고, 필요하면 마케팅팀이나 개발팀처럼 팀스페이스를 더 만들 수 있습니다. 노션도 기본 팀스페이스는 셋 이하로 두라고 권합니다. 너무 잘게 나누면 오히려 찾기가 번거로워지거든요.

가입하기

사이드바 이해하기

화면 왼쪽 사이드바는 노션의 파일 탐색기라고 보면 됩니다. 모든 페이지와 데이터베이스가 이곳에 정리되죠. 처음엔 항목이 많아 복잡해 보이지만, 크게 네 덩어리로 나눠서 보면 금세 익숙해집니다.

워크스페이스 전환

노션은 계정 하나로 여러 워크스페이스를 오갈 수 있습니다. 이를테면 회사용과 개인용 워크스페이스를 따로 두는 식이죠. 사이드바 맨 위의 워크스페이스 이름을 누르면 전환 메뉴가 열립니다.

노션에서 하는 모든 일은 '페이지'에서 시작합니다. 문서를 쓰든 데이터베이스를 만들든 위키를 짓든, 결국은 페이지 위에서 벌어지는 일이죠. 게다가 페이지 안에 또 다른 페이지를 넣을 수 있어서, 폴더처럼 계층을 얼마든지 쌓아 정리할 수 있습니다. 이번 장에서는 회의록 한 장을 직접 만들어 보며 페이지의 기본기를 익혀 보겠습니다.

새 페이지 만들기

페이지 = 커버 + 아이콘 + 제목 + 본문. 본문에서 '/'만 누르면 무엇이든 넣을 수 있습니다

하위 페이지 만들기

노션 페이지는 얼마든지 겹쳐 넣을 수 있습니다. 페이지 안에 하위 페이지를 만들면 마치 폴더처럼 내용을 정리할 수 있죠. 본문에서 /페이지를 입력하거나, 사이드바에서 상위 페이지 옆의 + 버튼을 누르면 하위 페이지가 만들어집니다. 이미 만들어 둔 페이지를 사이드바에서 다른 페이지 위로 끌어다 놓으면 그 아래로 쏙 들어가고요. 페이지 맨 위에는 지금 어디에 있는지 보여 주는 이동 경로(브레드크럼)가 있어서, 아무리 깊이 들어가도 길을 잃지 않습니다.

슬래시(/) — 노션의 만능 리모컨

빈 줄에서 /를 입력하면 넣을 수 있는 블록이 메뉴에 전부 뜹니다. 제목, 목록, 토글, 표, 데이터베이스까지, 원하는 블록을 빠르게 고를 수 있죠. 첫 글자만 이어서 쳐도 목록이 걸러집니다. /제목이라고 치면 제목 블록이, /표라고 치면 데이터베이스가 곧바로 들어가죠. 노션에서 뭘 넣어야 할지 모르겠다면, 일단 /부터 눌러 보세요.

노션에서는 한 줄의 텍스트도, 이미지 한 장도, 임베드한 동영상도, 심지어 데이터베이스까지 — 화면에 놓이는 모든 것이 '블록'입니다. 블록은 레고 조각처럼 저마다 독립적이라, 마우스로 잡아 순서를 바꾸거나 아예 다른 종류로 갈아끼울 수 있죠. 빈 줄에 글을 쓰면 저절로 텍스트 블록이 되고, 거기서 /를 누르면 제목이든 표든 원하는 블록으로 바뀝니다. 이 '블록' 감각만 익히면 노션에서 못 만들 문서가 없습니다.

노션의 6가지 블록 카테고리 — 무엇을 넣든 결국 블록입니다

블록 다루기: 3가지 핵심 조작

블록에 마우스를 올리면 ＋(추가)와 ⋮⋮(이동·메뉴)가 나타나고, ⋮⋮를 누르면 전환·복제·삭제 메뉴가 열립니다

1. 블록 추가하기

새 줄에서 /를 입력하면 블록 유형 메뉴가 열립니다. 넣고 싶은 블록 이름을 이어서 치면 그것만 바로 걸러지죠. /콜아웃을 치면 콜아웃이, /표를 치면 데이터베이스가 들어갑니다. 줄 왼쪽의 + 아이콘을 눌러도 같은 메뉴가 열리고요.

2. 블록 이동하기

블록에 마우스를 올리면 왼쪽에 ⋮⋮ 드래그 핸들이 나타납니다. 이걸 잡고 끌면 블록을 어디로든 옮길 수 있죠. 그대로 다른 블록 옆에 끌어다 놓으면 컬럼(다단) 레이아웃이 자동으로 만들어집니다. 회의록 왼쪽엔 안건, 오른쪽엔 결정 사항 — 이런 배치가 드래그 한 번으로 끝납니다.

3. 블록 변환하기

⋮⋮ 핸들을 클릭하면 블록 메뉴가 열립니다. 여기서 '전환'을 고르면 텍스트를 제목으로, 글머리 기호를 체크박스로, 평범한 문단을 하위 페이지로 바꿀 수 있죠. 블록을 선택하고 Cmd/Ctrl + /를 눌러도 변환 메뉴로 곧장 갈 수 있습니다. 한 번 쓴 내용을 지우고 다시 쓸 필요가 없다는 뜻이에요.

노션은 여느 워드프로세서와 달리 마크다운 문법을 지원합니다. 마크다운에 익숙해지면 마우스에 손댈 필요 없이 키보드만으로 제목, 목록, 굵은 글씨를 척척 넣을 수 있죠. 물론 마크다운을 몰라도 괜찮습니다. 상단 툴바나 / 명령어로도 똑같은 서식을 전부 넣을 수 있으니까요.

마크다운 기호를 입력하면 곧바로 서식으로 바뀝니다 — 툴바를 찾을 필요가 없어요

텍스트 서식 단축키

콜아웃 블록

콜아웃은 팁이나 경고처럼 꼭 봐야 할 내용을 눈에 띄게 감싸 주는 블록입니다. 배경색이 깔린 박스에 이모지와 함께 내용을 담아 독자의 시선을 붙잡죠. /콜아웃으로 넣습니다.

토글 리스트

토글은 접었다 폈다 할 수 있는 블록입니다. FAQ, 상세 설명, 부록처럼 필요할 때만 펼쳐 보고 싶은 내용을 정리하기에 딱 좋죠. /토글로 만들고, 그 안에 이미지든 표든 또 다른 토글이든 넣을 수 있습니다. 토글 제목은 제목과 토글을 합친 블록이라, 문서 뼈대는 깔끔하게 두면서 세부 내용은 접어 둘 수 있습니다.

컬럼 레이아웃

블록을 다른 블록 옆으로 끌어다 놓으면 2단, 3단 컬럼이 자동으로 만들어집니다. 보고서의 요약과 상세, 또는 텍스트와 이미지를 나란히 놓고 싶을 때 쓰면 한결 보기 좋아지죠.

목차(Table of Contents)

/목차를 입력하면 페이지 안의 모든 제목(제목1·2·3)을 자동으로 모아 주는 목차 블록이 생깁니다. 긴 보고서나 가이드에서 독자가 원하는 대목으로 곧장 건너뛸 수 있게 해 주죠.

업무 문서가 텍스트만으로 채워지는 일은 드뭅니다. 스크린샷, 디자인 시안, 참고 링크, 동영상, 첨부 파일까지 — 온갖 미디어가 뒤섞여 들어가죠. 노션은 이 모든 걸 한 페이지 안에 자연스럽게 담아냅니다.

링크를 붙여넣을 때 고르는 옵션 — 북마크는 카드, 임베드는 재생·조작되는 미리보기

이미지 삽입 3가지 방법

이미지를 넣는 방법은 크게 세 가지입니다. 컴퓨터에 있는 이미지 파일을 페이지로 그냥 끌어다 놓거나, 어디선가 복사한 이미지를 Cmd/Ctrl + V로 붙여넣거나, /이미지를 입력해 업로드하면 됩니다. 이렇게 넣은 이미지는 모서리를 잡아 크기를 조절할 수 있고, 아래에 캡션도 달 수 있죠.

파일 첨부

/파일을 입력하면 PDF, 엑셀, PPT 등 어떤 파일이든 올릴 수 있습니다. 무료 요금제는 파일 하나당 5MB까지, 유료 요금제는 단일 파일 5GB 이하라 사실상 제한 없이 올릴 수 있죠. 올린 파일은 페이지에서 곧바로 미리볼 수 있습니다.

북마크 vs 임베드 — 무엇이 다를까

링크를 붙여넣으면 노션이 이걸 어떻게 표시할지 물어봅니다. 여기서 북마크와 임베드가 갈립니다. 북마크는 제목·설명·썸네일이 담긴 카드로 보여서 참고 링크를 모아둘 때 잘 어울리고, 임베드는 유튜브 영상이나 피그마 시안처럼 페이지 안에서 바로 재생하거나 만져볼 수 있는 미리보기로 들어갑니다. 유튜브 링크는 붙여넣기만 해도 알아서 임베드되고요.

같은 내용을 여러 페이지에 반복해서 넣어야 할 때가 있죠. 팀 연락처나 회의 규칙, 공지사항 같은 것들요. 이걸 복사·붙여넣기로 여기저기 흩뿌려 두면, 원본이 바뀔 때마다 사본을 하나하나 찾아다니며 고쳐야 합니다. 동기화 블록을 쓰면 그런 수고가 사라져요. 한 곳만 고치면 연결된 모든 곳이 알아서 최신 상태가 되니까요.

동기화 블록은 원본과 사본이 하나로 묶여, 어디서 고쳐도 함께 업데이트됩니다

동기화 블록 만들기

페이지 링크와 멘션

다른 페이지를 가리키고 싶을 땐 @를 입력한 뒤 페이지 이름을 검색하면 됩니다. 클릭되는 링크가 걸리고, 원본 페이지 제목이 바뀌면 링크 글자도 알아서 따라 바뀌죠. [[를 입력하면 페이지 링크를 걸 수 있고, 그 자리에서 +를 고르면 새 페이지를 바로 만들어 연결할 수도 있습니다.

백링크

어떤 페이지가 다른 곳에서 링크되면, 그 페이지 맨 위에 백링크가 표시됩니다. "이 문서를 대체 어디서 참조하고 있더라?" 싶을 때 한눈에 확인할 수 있어서, 페이지끼리 어떻게 얽혀 있는지 파악하기에 좋죠.

노션 데이터베이스는 서류 캐비닛에 가깝습니다. 여러 페이지를 같은 틀에 맞춰 차곡차곡 정리해 주는 도구죠. 얼핏 엑셀 표처럼 보이지만, 결정적인 차이가 하나 있습니다. 노션 데이터베이스에서는 각 행이 그 자체로 하나의 페이지라는 점이에요. 행을 클릭하면 페이지가 열리고, 그 안에 텍스트·이미지는 물론 또 다른 데이터베이스까지 얼마든지 담을 수 있습니다.

노션 데이터베이스의 각 행은 그 자체로 하나의 페이지 — 클릭하면 속성과 본문이 담긴 전체 페이지가 열립니다

데이터베이스가 특별한 3가지 이유

첫째, 항목이 곧 페이지입니다. 데이터베이스의 각 행을 클릭하면 평범한 노션 페이지가 하나 열려요. 텍스트든 이미지든 또 다른 데이터베이스든, 원하는 건 뭐든 넣을 수 있죠.

둘째, 속성으로 분류합니다. 날짜·상태·담당자·태그 같은 속성을 붙이면 항목을 체계적으로 관리할 수 있고, 이 속성을 기준으로 걸러 보고(필터), 정렬하고, 묶을(그룹) 수 있습니다.

셋째, 같은 데이터를 여러 모습으로 봅니다. 하나의 데이터를 표로도, 보드로도, 캘린더·타임라인·갤러리·차트로도 바꿔 볼 수 있어요.

데이터베이스가 무엇인지 감을 잡으셨으니, 이제 직접 만들어 볼 차례입니다. 실무에서 가장 많이 쓰이는 '프로젝트 관리 데이터베이스'를 처음부터 하나씩 함께 만들어 보겠습니다.

풀페이지는 페이지 자체가 데이터베이스(사이드바에 등록), 인라인은 문서 흐름 속에 데이터베이스를 끼워 넣습니다

데이터베이스 만들기 — 3가지 방법

방법 1 — 새 페이지에서: 새 페이지를 열고 '시작하기' 아래에서 '표'를 고르면, 페이지 전체를 채우는 풀페이지 데이터베이스가 만들어집니다.

방법 2 — 기존 페이지에서: 이미 있는 페이지에 /데이터베이스나 /표를 입력하면, 본문 중간에 인라인 데이터베이스가 들어갑니다.

방법 3 — AI로 만들기: 데이터베이스를 만들 때 'AI로 만들기'를 고른 뒤, 원하는 걸 말로 설명하면 됩니다. "우선순위·상태·담당자가 있는 고객 피드백 추적기 만들어 줘" 한 줄이면 Notion AI가 속성은 물론 샘플 데이터까지 알아서 채워 줍니다.

풀페이지 vs 인라인

기존 데이터 소스 연결하기 — 링크된 데이터베이스

매번 새로 만들 필요는 없습니다. 워크스페이스에 이미 있는 데이터베이스를 그대로 가져다 쓸 수도 있어요. '기존 데이터 소스 선택'을 눌러 원하는 데이터베이스를 찾으면, 원본은 그대로 둔 채 여기에서는 다른 보기와 필터를 걸어 보여 줄 수 있습니다. 이렇게 연결한 것을 링크된 데이터베이스라고 부르는데, 사본이 아니라 원본을 들여다보는 '창'이라서 어디서 고쳐도 양방향으로 동기화됩니다. 같은 데이터를 여러 페이지에서 저마다 다른 모습으로 보여 줄 때 아주 유용합니다.

속성은 데이터베이스의 각 항목에 붙이는 라벨입니다. 엑셀의 열과 비슷하지만, 노션 속성은 단순한 텍스트에 그치지 않아요. '선택', '다중 선택', '날짜', '사람', '체크박스', 'URL', '수식', '관계형'처럼 유형이 20가지가 넘어서, 데이터의 성격에 딱 맞는 그릇을 골라 담을 수 있죠.

자주 쓰는 속성 10가지

관계형(Relation)과 롤업(Rollup)

관계형(Relation) 속성은 두 데이터베이스를 이어 줍니다. 예를 들어 '프로젝트' DB와 '작업' DB를 관계형으로 연결하면, 프로젝트 페이지마다 거기 딸린 작업 목록을 곧바로 확인할 수 있죠. 롤업(Rollup)은 이렇게 연결된 데이터를 집계하는 속성이에요. 프로젝트에 딸린 작업들의 완료 개수나 완료율을 알아서 계산해 주는 식이죠. 관계형으로 잇고 롤업으로 요약한다 — 이 둘을 함께 쓰면 흩어져 있던 데이터가 한눈에 정리됩니다.

관계형은 두 데이터베이스를 연결하고, 롤업은 연결된 작업의 상태를 자동으로 집계합니다 (완료 2 / 3)

노션 데이터베이스의 진짜 강점은 같은 데이터를 여러 형태로 바꿔 볼 수 있다는 데 있습니다. 데이터베이스 이름 옆의 +를 누르면 새 보기를 얼마든지 추가할 수 있어요. 표로 정리하다가 보드로 진행 상황을 살피고, 캘린더로 마감을 챙기는 일이 전부 같은 데이터 위에서 이뤄지죠.

데이터베이스 하나를 표·보드·캘린더로 — 데이터는 그대로, 보는 방식만 바뀝니다

보기 만드는 법

데이터베이스 이름 옆의 +를 누르고 원하는 보기를 고르면 됩니다. 여기서 중요한 건 보기마다 필터·정렬·표시할 속성을 따로 정할 수 있다는 점이에요. 덕분에 '내 작업만 보기', '이번 주 마감 건만', '완료된 항목은 숨기기' 같은 맞춤 보기를 여러 개 만들어 두고, 필요할 때 탭만 바꿔 가며 쓸 수 있습니다.

데이터는 쌓일수록 정작 원하는 정보를 찾기가 어려워집니다. 필터·정렬·그룹은 수백 개 항목 속에서 필요한 것만 정확히 뽑아내는 세 가지 도구예요. 골라내고(필터), 줄 세우고(정렬), 묶어서 보는(그룹) 거죠.

필터로 골라내고, 정렬로 줄 세우고, 그룹으로 묶어 — 같은 데이터에서 원하는 그림을 뽑아냅니다

필터(Filter)

필터는 조건에 맞는 항목만 남겨서 보여 줍니다. 데이터베이스 상단의 '필터'를 누르고 조건을 걸면 돼요. 여러 조건을 AND(그리고)·OR(또는)로 엮을 수도 있고요. 예를 들어 "상태가 '진행 중'이면서 담당자가 '나'인 항목"만 남기는 식이죠.

정렬(Sort)

정렬은 항목의 순서를 정합니다. 날짜순, 이름순, 우선순위순처럼 원하는 기준으로 오름차순·내림차순 줄을 세우면 되고, 기준을 여러 개 겹쳐 쓸 수도 있어요. "우선순위 높은 순으로, 같은 우선순위 안에서는 마감일 빠른 순" 이렇게요.

그룹(Group)

그룹은 특정 속성 값을 기준으로 항목을 묶어 보여 줍니다. 상태별·담당자별·카테고리별로 묶으면 데이터가 어떻게 분포돼 있는지 한눈에 들어오죠. 하위 그룹을 더하면 2단계로도 묶을 수 있습니다. 참고로 보드 보기는 이 그룹을 세로 열로 세운 것이라, 상태로 그룹하면 그대로 칸반 보드가 됩니다.

노션 수식은 엑셀 함수와 닮았지만, 결정적으로 다른 점이 하나 있어요. 같은 행의 다른 속성 값을 끌어와 알아서 계산해 준다는 겁니다. 이를테면 '마감일' 속성을 읽어 며칠 남았는지 뽑아내거나, '상태' 속성을 보고 진척률을 매기는 식이죠. 수식 속성을 하나만 만들어 두면 그 규칙이 모든 행에 똑같이 적용되니, 항목이 아무리 늘어도 다시 손댈 일이 없습니다.

마감일·상태 같은 입력값을 수식이 읽어, D-day와 상태 표시를 자동으로 계산합니다

자주 쓰는 실전 수식

노션 공유 권한은 네 단계로 나뉩니다. 모두 허용(편집+공유), 편집 허용(편집만), 댓글 허용(댓글만), 읽기 허용(보기만). 같은 페이지라도 대상마다 다른 권한을 줄 수 있어서, "이 사람에겐 편집을, 저 사람에겐 보기만" 하는 식으로 보안과 협업을 한 번에 챙길 수 있죠.

권한은 4단계 — 읽기(보기)에서 시작해 댓글·편집·공유가 하나씩 더해집니다. 대상마다 다르게 줄 수 있어요

공유 방법 4가지

팀스페이스

팀스페이스는 회사 안에 마련하는 팀별 전용 공간입니다. 마케팅, 개발, 인사처럼 팀마다 독립된 팀스페이스를 두고 멤버와 권한을 저마다 다르게 설정하죠. 유형은 세 가지예요. 공개(누구나 참여), 참가 제한(존재는 보이지만 초대가 있어야 참여), 비공개(멤버에게만 보임). 팀 성격에 맞춰 고르면 됩니다.

노션 협업은 댓글, 멘션, 리마인더 이 세 가지에서 시작해요. 메신저를 따로 켜지 않아도 문서 위에서 바로 대화를 주고받고, 챙겨야 할 일도 놓치지 않게 도와줍니다.

댓글로 문서 위에서 바로 피드백하고, @멘션·리마인더는 상대의 수신함으로 알림을 보냅니다

댓글

문장을 드래그해 선택한 뒤 말풍선 아이콘을 누르면 바로 그 자리에 댓글이 달립니다. 페이지 전체에 대한 이야기라면 맨 위 '토론' 영역에 남기면 되고요. 댓글에는 답글을 달 수 있고, 대화가 끝난 댓글은 '해결됨'으로 정리해 화면을 깔끔하게 유지할 수 있어요.

@멘션

@를 입력하고 팀원 이름을 고르면 그 사람에게 알림이 갑니다. 댓글에 "@박 과장 이 부분 확인 부탁해요"처럼 멘션하면 그 메시지가 상대의 수신함에 바로 꽂히죠. @로는 사람뿐 아니라 페이지나 날짜도 불러올 수 있습니다.

리마인더

@리마인더를 입력하고 날짜와 시간을 정해 두면 그때가 됐을 때 알림이 옵니다. "금요일까지 기획서 완성"처럼 개인 마감을 챙길 때 좋아요. 날짜 속성이든 문장 안 어디든 원하는 곳에 붙여 둘 수 있습니다.

협업을 시작하면 여기저기서 소식이 쏟아집니다. 누가 나를 멘션했고, 어떤 문서의 상태가 바뀌었고, 새 할 일이 배정되고요. 이걸 일일이 쫓아다니면 하루가 다 갑니다. 수신함(Inbox)은 그 모든 알림을 사이드바 맨 위 한 곳에 모아 주는 공간이에요. 그리고 페이지마다 "어디까지 알림을 받을지"를 직접 정할 수 있어서, 정보 홍수와 감감무소식 사이에서 나만의 균형을 잡을 수 있습니다.

수신함은 알림을 페이지별로 묶어 보여 주고, 페이지마다 ⋯ 메뉴에서 받을 알림 범위를 세 단계로 고를 수 있습니다

수신함 열기와 필터

사이드바 맨 위 📥 수신함을 누르면 워크스페이스 전체의 소식이 한 화면에 모입니다. 읽지 않은 알림이 있으면 빨간 배지로 개수를 알려 주고요. 알림은 무작정 나열되는 게 아니라 페이지별로 묶여 표시돼서, "3분기 보고서에서 무슨 일이 있었지?"를 한눈에 따라가기 좋습니다. 위쪽 필터로 안 읽음·읽음·보관됨을 오갈 수 있고, 다 확인했으면 ✓ 모두 읽음이나 '보관'으로 깔끔하게 비워 두세요.

수신함에 뜨는 것들

다음 다섯 가지가 여러분의 수신함으로 들어옵니다.

• 누군가 나를 @멘션하거나 내 댓글에 답글을 달았을 때
• 팔로우 중인 페이지에서 모든 댓글 이상으로 설정해 둔 변경이 생겼을 때
• 데이터베이스의 사람(Person) 속성에 내가 추가됐을 때 — 사실상 "이 일 네 담당이야" 신호죠
• 나에게 걸린 리마인더 시간이 됐을 때
• 누군가 나를 페이지에 초대했을 때

페이지 팔로우와 알림 3단계

내가 만든 페이지나 멘션받은 페이지는 자동으로 팔로우됩니다. 그 밖에 계속 지켜보고 싶은 문서가 있다면 페이지 오른쪽 위 ⋯ 메뉴 → 이 페이지 팔로우를 켜면 되고요. 진짜 핵심은 얼마나 시끄럽게 받을지를 페이지마다 따로 고를 수 있다는 점입니다. 수신함에서 해당 그룹의 ⋯를 누르면 세 단계가 나와요.

알림을 어디로 받을까 — 채널 설정

수신함 말고 다른 통로로도 소식을 받을 수 있습니다. 설정 → 알림에서 채널별로 켜고 끄면 돼요. 데스크톱 앱을 쓰면 멘션 10초 뒤 데스크톱 푸시가 뜨고, 5분 안에 확인하지 않으면 모바일 푸시가 한 번 더 챙겨 줍니다. 이메일로는 즉시 알림 대신 다이제스트(모아 보기)를 받을 수 있어 받은편지함이 덜 시끄럽고요. 슬랙을 연동해 두면 지정한 채널로도 흘려보낼 수 있습니다.

Notion AI가 여느 챗봇과 다른 점은 딱 하나예요. 우리 회사 맥락을 이미 알고 있다는 겁니다. 워크스페이스에 쌓인 문서와 데이터베이스는 물론, 연결해 둔 Slack·Google Drive·GitHub까지 뒤져서 답을 만들죠. "지난 회의에서 뭐라고 정했더라?"를 인터넷 검색하듯 우리 자료 안에서 찾아 준다고 보면 됩니다. 별도 사이트로 옮겨 갈 필요 없이, 지금 쓰고 있는 페이지 위에서 바로 부르는 것도 큰 차이고요.

문단을 선택해 "AI에게 요청" → 원하는 작업을 고르면, 워크스페이스와 연결 앱을 근거로 결과를 만들어 줍니다. 모델은 Auto가 알아서 고르고요

부르는 법 세 가지

Notion AI는 어디서든 세 가지 방법으로 불러낼 수 있어요. ① 빈 줄에서 스페이스바를 누르거나 /AI를 입력하면 백지에서 초안을 뽑아 줍니다. ② 이미 쓴 글은 드래그로 선택 → "AI에게 요청"으로 다듬고요. ③ 화면 오른쪽 위 "AI에게 질문"을 누르면 특정 문단이 아니라 워크스페이스 전체에 질문할 수 있습니다.

글쓰기 보조와 모델 선택

텍스트를 선택하면 개선·요약·번역·톤 바꾸기·이어 쓰기가 한 메뉴에 뜹니다. 딱딱한 보고서를 부드럽게 다듬고 긴 회의록을 세 줄로 줄이는 일은 물론, 영문 자료를 우리말로 옮기는 것까지 자리에서 바로 처리되죠. 입력창 오른쪽 Auto ▾를 누르면 모델도 골라 쓸 수 있어요. 평소엔 Auto가 알아서 맞는 모델을 고르지만, 까다로운 추론이나 긴 문서엔 성능이 높은 모델을 직접 지정하면 결과가 달라집니다.

기능 한눈에

AI 블록 — 페이지에 심는 '살아있는 요약'

일회성 요청과 달리, AI 블록은 페이지에 붙박이로 심어 두는 기능이에요. 예를 들어 프로젝트 페이지 맨 위에 "이 페이지 요약" 블록을 넣어 두면, 내용이 바뀌었을 때 '다시 생성' 한 번으로 요약이 최신 상태로 갱신됩니다. 지정한 소스를 근거로 삼기 때문에, 대시보드나 위키 첫 화면에 두면 늘 최신 브리핑이 걸려 있는 셈이죠.

AI 회의록

회의록 블록을 켜고 녹음을 시작하면 대화가 실시간으로 받아쓰기되고, 발화자도 자동으로 구분됩니다. 회의가 끝나면 핵심 요약과 액션 아이템이 정리돼 나오고요. 요약 형식은 에이전트 지침으로 "결정 사항·담당자·기한만 뽑아 줘"처럼 우리 팀 방식에 맞출 수 있습니다.

앞 장의 Notion AI가 "묻는 말에 답하는" 조수였다면, 에이전트는 실제로 일을 대신 하는 단계입니다. 페이지를 만들고, 데이터베이스를 고치고, 파일을 분석하고, 결과를 슬랙에 올리는 것까지 스스로 해내죠. 종류는 둘이에요. 개인 에이전트는 내가 부를 때 움직이는 1:1 비서, 커스텀 에이전트는 정해 둔 조건이 되면 아무도 안 켜도 알아서 돌아가는 팀 공용 일꾼입니다.

커스텀 에이전트는 트리거(언제) → 에이전트(지침·도구) → 실행(무엇을)의 흐름으로 돕니다. 쓰기 도구는 기본이 '확인 후 실행'이에요

개인 vs 커스텀 — 뭐가 다를까

개인 에이전트에게 "회사 목표 페이지를 참고해 Q1 OKR 초안을 잡아 줘"라고 하면, 워크스페이스를 뒤져 구조화된 페이지를 만들어 줍니다. 이름·성격·지침을 내 취향대로 다듬고, 늘 참고할 기본 페이지도 지정해 둘 수 있어요.

커스텀 에이전트 만들기

트리거 세 가지

MCP 연결 — 외부 도구까지 손발로

에이전트를 노션 밖으로 확장하는 열쇠가 MCP(모델 컨텍스트 프로토콜)입니다. 커스텀 에이전트 설정의 도구 & 접근 → 연결 추가에서 붙이는데, Linear·Canva 같은 인기 앱은 사전 구성 서버로 클릭 한 번에, 그 외 서비스는 MCP 주소를 넣어 커스텀 서버로 연결하죠. 각 연결은 연결한 사람의 권한으로 동작하고, 에이전트마다 따로 관리됩니다. 도구는 읽기(정보 조회)와 쓰기(데이터 변경)로 나뉘는데, 쓰기는 기본적으로 실행 전에 확인을 받도록 돼 있어요.

자동화의 문장 구조는 딱 하나예요. "이럴 때 → 그러면". '이럴 때'가 트리거(조건), '그러면'이 액션(작업)입니다. 상태를 완료로 바꿀 때마다 담당자를 손으로 검수팀으로 넘기던 일, 새 문의가 들어올 때마다 슬랙에 복붙하던 일 — 이런 반복을 노션이 대신 처리하게 만드는 거죠. 앞 장의 AI 에이전트가 '판단까지 하는' 자동화라면, 이번 장은 규칙이 분명한 손일을 확실하게 넘기는 방법입니다.

왼쪽은 데이터베이스 자동화(이럴 때 → 그러면), 오른쪽은 버튼 블록(클릭 한 번에 여러 작업). 둘 다 '트리거 + 액션' 구조는 같습니다

데이터베이스 자동화 만들기

고를 수 있는 재료 — 트리거와 액션

버튼 블록 — 손으로 시작하는 자동화

트리거가 '자동으로' 도는 거라면, 버튼은 내가 누를 때 도는 자동화예요. 빈 줄에서 /버튼을 입력하고 이름·이모지를 정한 뒤 새 액션을 하나씩 쌓으면 됩니다. "신규 프로젝트 시작" 버튼 하나에 페이지 생성 + 기본 속성 설정 + 담당자 배정을 묶어 두면, 클릭 한 번으로 세팅이 끝나죠. 데이터베이스 안에 두는 버튼 속성도 있어서, 행마다 "완료 처리" 같은 버튼을 달 수도 있습니다.

실전 예시 셋

• 상태 완료 → 담당 이관: 작업 상태가 '완료'가 되면 담당자를 자동으로 검수팀으로
• 새 문의 → 슬랙 공유: 문의 DB에 페이지가 추가되면 관련 Slack 채널로 알림
• 월요일 아침 → 주간 보고 생성: 매주 월요일 정해진 시각에 주간 보고 페이지 자동 생성

팀의 지식이 담당자 머릿속이나 흩어진 파일에만 있으면, 그 사람이 자리를 옮기는 순간 지식도 같이 사라집니다. 게다가 문서가 쌓일수록 "이거 아직 맞는 정보야?"라는 불안이 따라붙죠. 위키는 이 두 문제를 한 번에 풀어 줍니다. 흩어진 문서를 한 지붕 아래 모으고, 문서마다 소유자와 검증 상태를 붙여 "누가 책임지고, 언제까지 믿을 수 있는지"를 눈에 보이게 만들죠.

위키 홈은 모든 문서를 소유자·태그·검증 상태와 함께 한 표로 보여 줍니다. 검증된 문서는 @멘션·검색에서 파란 체크로 표시되고, 만료되면 소유자에게 알림이 가죠

위키로 만들기

일반 페이지를 위키로 바꾸려면 페이지 오른쪽 위 ⋯ → 위키로 전환을 누르면 됩니다. 그 순간 페이지엔 모든 하위 문서를 표로 보여 주는 홈이 생기고, 문서마다 소유자·검증 속성이 붙어요. 홈에는 기본 보기 두 개 — 모든 페이지와 내가 소유한 페이지 — 가 딸려 오고, 필요하면 보기를 더 만들 수 있습니다. 참고로 데이터베이스는 위키로 전환되지 않아요. 위키가 될 수 있는 건 페이지뿐입니다.

소유자와 검증 — 위키의 심장

위키를 단순한 폴더가 아니라 '살아 있는 지식 베이스'로 만드는 게 이 두 속성이에요. 문서를 만든 사람이 자동으로 소유자가 되고(나중에 바꿀 수 있어요), 그 소유자만 문서를 검증할 수 있습니다. 검증하면 기한(예: 3개월)이나 무기한을 고를 수 있고, 검증된 문서는 @멘션하거나 검색할 때 파란 체크가 붙어 "이건 확인된 최신본"임을 알려 주죠. 그리고 검증이 만료되면 소유자의 수신함과 이메일로 알림이 가서, 낡은 문서가 조용히 방치되는 일을 막아 줍니다.

구조 잘 잡는 법

홈에서 헤딩으로 카테고리(인사·IT·마케팅)를 만들고 그 아래로 문서를 끌어다 묶으면, 위키가 목차처럼 정돈됩니다. 홈 맨 위엔 콜아웃으로 "이 위키의 목적과 담당"을 한 줄 적어 두면 처음 온 사람도 헤매지 않고요. 여기에 문서끼리 @멘션으로 상호 링크를 걸어 두면, 검색하지 않고도 관련 문서로 건너뛸 수 있습니다.

업무 도구가 열 개면 탭도 열 개죠. 노션은 그 링크들을 페이지 안으로 끌어와 허브 역할을 합니다. 재미있는 건, URL 하나를 붙여도 노션이 세 가지 표정 중 하나로 보여 준다는 점이에요. 깔끔한 카드로 걸어 둘지(북마크), 실제로 조작 가능한 화면째로 박을지(임베드), 문장 속에 슬쩍 끼워 둘지(링크 멘션). 여기에 Slack·GitHub 같은 도구는 계정을 연결해 두면 살아 있는 미리보기까지 펼쳐집니다.

URL을 붙이면 노션이 붙이는 방식을 묻습니다 — 정적 카드(북마크), 실시간 화면(임베드), 인라인 링크(링크 멘션)

URL 하나, 세 가지 표정

링크를 붙여넣으면 북마크 생성·임베드·링크 멘션 중 무엇으로 넣을지 물어봅니다. 쓰임이 서로 달라요.

임베드 — 화면째로 가져오기

빈 줄에서 /임베드를 치거나 + 메뉴 → 임베드를 고르고 URL을 붙이면 됩니다. 노션은 Iframely를 통해 1,900개가 넘는 서비스를 지원해요 — Figma 시안, YouTube·Loom 영상, Google Drive 문서, Miro 보드까지. 임베드는 원본과 이어져 있어서, 저쪽에서 바뀌면 노션 화면에도 반영됩니다.

링크 프리뷰 — 인증이 필요한 도구

Slack 메시지, GitHub PR, Jira 이슈처럼 로그인이 필요한 링크는 처음 붙일 때 한 번 계정 연결을 거칩니다. 인증 버튼을 눌러 권한을 허용하고 나면, 이후로는 URL만 붙여도 제목·상태·담당자 같은 정보가 실시간으로 펼쳐지죠. GitHub PR이면 '머지됨/리뷰 중' 상태까지 그 자리에서 보이는 식입니다. 앞서 본 AI 통합 검색도 이 연결을 발판으로 삼습니다.

Notion 캘린더

Notion 캘린더 앱은 Google 캘린더와 동기화됩니다(노션과 같은 Gmail 계정일 때). 노션 데이터베이스의 날짜 항목까지 한 캘린더에 얹혀서, 회의·작업 마감·개인 일정을 한 화면에서 봅니다. 일정이 여러 캘린더로 흩어지는 문제를 여기서 정리할 수 있어요.

지금까지 만든 노션 페이지, 그대로 웹사이트가 됩니다. HTML도 서버도 필요 없어요. 게시 버튼 하나면 누구나 인터넷에서 볼 수 있는 주소가 생기고, 노션에서 내용을 고치면 사이트도 바로 따라 바뀝니다. 사내 포털, 제품 문서, 채용 페이지 같은 걸 별도 도구 없이 노션 안에서 만들고 운영할 수 있는 거죠.

노션 페이지가 헤더 메뉴·검색까지 갖춘 웹사이트로 게시됩니다. 오른쪽 설정에서 도메인·테마·파비콘·애널리틱스·SEO를 손봐요

사이트로 게시하기

페이지 오른쪽 위 공유 → 사이트로 게시를 누르면 이름.notion.site 주소가 바로 생깁니다. 놀랍게도 무료 플랜도 사이트를 무제한으로 낼 수 있어요. 다만 커스텀 도메인(docs.회사.com)이나 테마·파비콘·애널리틱스 같은 꾸미기·분석 기능은 유료 플랜에서 열립니다.

사이트 꾸미기

게시 설정에서 테마(라이트·다크)와 파비콘, 링크 공유 시 뜨는 미리보기 이미지를 지정할 수 있어요. 방문자가 길을 잃지 않도록 헤더 메뉴도 붙여 두면, 로고와 메뉴 링크는 물론 검색 바와 브레드크럼(현재 위치 표시)까지 넣을 수 있습니다. 문서가 많은 사이트일수록 이 내비게이션이 인상을 좌우하죠.

검색 노출과 방문자 분석

사이트마다 메타 제목·설명을 따로 정해 검색 결과에서 어떻게 보일지 다듬을 수 있고, 모든 노션 사이트는 모바일에 자동 최적화됩니다. 방문자가 어디서 오고 무엇을 보는지 궁금하다면 Google Analytics를 연결하면 되고요. 그리고 핵심 하나 — 노션에서 원문을 고치면 사이트가 실시간으로 반영됩니다. 따로 배포할 필요가 없어요.

노션으로 이사 오는 길과 나가는 길, 둘 다 열려 있습니다. 워드·엑셀·에버노트·컨플루언스에 흩어진 기존 자료를 통째로 가져올 수 있고, 반대로 노션 데이터를 PDF·마크다운 등으로 빼내 백업하거나 다른 도구로 넘길 수도 있죠. "한번 들어가면 못 나온다"는 걱정 없이 쓸 수 있다는 뜻입니다.

왼쪽 가져오기 창에서 소스를 고르면 파일은 페이지로, 스프레드시트는 데이터베이스로 변환됩니다. 오른쪽은 형식을 골라 내보내는 창이에요

가져오기 — 무엇이 무엇으로

사이드바 아래 가져오기 버튼(또는 설정 → 가져오기)에서 소스를 고르면 됩니다. 핵심은 파일 종류에 따라 결과가 갈린다는 점이에요 — 글 문서는 페이지로, 표 데이터는 데이터베이스로 들어옵니다.

기존 DB에 CSV 합치기

새로 만드는 게 아니라 이미 있는 데이터베이스에 행을 보태고 싶다면, 풀페이지 DB 상단 ⋯ → CSV와 병합을 쓰면 됩니다. CSV의 열을 노션 속성에 하나씩 짝지어 주면 그 아래로 새 행이 추가되죠. 단, 병합은 '추가'만 합니다 — 같은 항목이 있어도 알아서 합쳐 주진 않으니, 중복은 미리 정리해 두세요.

내보내기와 백업

페이지 오른쪽 위 ⋯ → 내보내기에서 PDF · HTML · Markdown & CSV 중 골라 내려받습니다(하위 페이지·첨부 포함 여부도 선택). 워크스페이스 전체를 백업하려면 설정 → 전체 콘텐츠 내보내기를 쓰고요. 규모가 크면 처리에 최대 30시간까지 걸릴 수 있고, 준비가 끝나면 이메일로 다운로드 링크가 옵니다. 참고로 워크스페이스 단위 PDF 내보내기는 비즈니스·엔터프라이즈 플랜 기능이에요.

24장을 달려온 여러분께 드리는 치트시트입니다. 아래 단축키와 팁은 억지로 외우기보다, 일하다 "이거 더 빠른 길 없나?" 싶을 때 다시 들춰 보세요. 하나씩 손에 붙을 때마다 노션 다루는 속도가 눈에 띄게 달라집니다.

매일 쓰는 핵심 단축키 여덟 개 — 이것만 손에 붙어도 절반은 왔습니다. 나머지는 아래 표에 정리했어요

탐색과 검색

편집

마크다운

업무 속도를 높이는 팁

1. 템플릿 버튼: 자주 쓰는 페이지 구조를 템플릿으로 저장하면 매번 처음부터 만들 필요 없습니다.

2. DB 템플릿: 데이터베이스에 템플릿을 설정하면 새 항목 생성 시 속성과 내용이 미리 채워집니다.

3. 링크된 뷰: 하나의 데이터베이스를 여러 페이지에서 다른 보기로 표시할 수 있습니다. 원본 데이터는 하나입니다.

4. 셀 자동 채우기: 표에서 셀을 선택한 후 Cmd/Ctrl + D 또는 Cmd/Ctrl + R로 아래/오른쪽으로 값을 복사할 수 있습니다.

5. 여러 행 일괄 편집: 데이터베이스에서 여러 행을 선택하고 Cmd/Ctrl + /를 누르면 일괄 편집할 수 있습니다.

6. 페이지 잠금: 완성된 문서를 실수로 편집하지 않도록 ··· → "페이지 잠금"으로 보호하세요.

7. 즐겨찾기 정리: 즐겨찾기에 5개 이하만 유지하세요. 많으면 의미가 없어집니다.

8. 이모지 아이콘: 각 페이지에 의미 있는 이모지를 설정하면 사이드바에서 시각적으로 빠르게 찾을 수 있습니다.

9. 데이터베이스 도구 드래그: 기존 콘텐츠를 데이터베이스로 드래그하면 자동으로 페이지로 변환됩니다.

10. Opt + 드래그: Option/Alt를 누른 채로 블록을 드래그하면 원본은 유지되고 복제됩니다.

11. 간단한 표: 데이터베이스가 아닌 간단한 표가 필요하면 /간단한 표를 사용하세요. 속성, 필터 없이 순수한 표를 만듭니다.

12. 수식 블록: /수학 블록으로 LaTeX 수학 공식을 삽입할 수 있습니다.

13. 페이지 히스토리: ··· → "페이지 기록"에서 과거 버전을 확인하고 복원할 수 있습니다.

14. 웹 클리퍼: 브라우저 확장 프로그램 "Notion Web Clipper"로 웹 페이지를 노션에 바로 저장하세요.

15. AI 자동 채우기: 데이터베이스 속성에 AI 자동 채우기를 설정하면 항목 추가 시 자동으로 요약, 분류, 태그를 생성합니다.